Voorbeeldbrieven en e-mails
Reageren, onderhandelen en herroepen
Van een eerste reactie op het aanbod tot het herroepen binnen de bedenktijd — kopieer de tekst, vul je eigen gegevens in en verstuur.
Waarom je alles schriftelijk doet
Onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst gebeurt het beste per e-mail. Je hebt bedenktijd bij elke zin die je schrijft, je legt vast wat er is afgesproken, en je voorkomt dat een mondelinge opmerking later als instemming wordt uitgelegd.
De zeven teksten hieronder dekken de situaties die je bij vrijwel elke VSO tegenkomt. Vervang alles tussen blokhaken door je eigen gegevens. Houd de toon zakelijk en vriendelijk: je onderhandelt, je maakt geen ruzie — en de werkgever heeft er net zo veel belang bij om er samen uit te komen.
Vuistregel: noem in elke brief een concreet bedrag of een concrete tekstwijziging én een datum. Vage verzoeken worden vaag beantwoord.
De voorbeeldbrieven
1. Reactie op het eerste aanbod (tijd kopen)
Stuur dit binnen een dag na het gesprek. Je bevestigt de ontvangst, je zegt nog niets inhoudelijks toe en je legt een redelijke reactietermijn vast.
Onderwerp: ontvangst voorstel beëindigingsovereenkomst Beste [naam leidinggevende / HR], Dank voor het gesprek van [datum] en voor de toegestuurde concept-vaststellingsovereenkomst. Ik neem het voorstel in beraad en laat het beoordelen door een jurist. Ik kom uiterlijk [datum, circa 10–14 dagen later] bij je terug met een inhoudelijke reactie. Tot die tijd beschouw ik het voorstel uitdrukkelijk als niet aanvaard. Wil je mij daarnaast de volgende stukken toesturen: mijn arbeidsovereenkomst met eventuele addenda, het actuele saldo openstaande vakantiedagen en de van toepassing zijnde cao? Met vriendelijke groet, [naam]
2. Tegenvoorstel over de vergoeding
De kern van de onderhandeling. Benoem een concreet bedrag met onderbouwing, en koppel je verzoek aan een duidelijk einde: bij akkoord teken je.
Onderwerp: inhoudelijke reactie op de concept-vaststellingsovereenkomst Beste [naam], Ik heb het concept laten beoordelen. Ik sta open voor een beëindiging met wederzijds goedvinden, maar op de volgende punten kom ik nog niet tot een akkoord. 1. Vergoeding. Het voorstel gaat uit van € [bedrag]. Bij de berekening is geen rekening gehouden met de vakantietoeslag en de structurele bonus, die volgens de wet tot het maandsalaris behoren. Uitgaande van het juiste salarisbegrip kom ik op een transitievergoeding van € [bedrag]. Gelet op [mijn dienstjaren / het feit dat het initiatief bij werkgever ligt / mijn positie op de arbeidsmarkt / de verwachte zoekduur] stel ik een beëindigingsvergoeding van € [bedrag] voor. 2. Juridische kosten. Ik verzoek om een vergoeding van mijn juridische kosten van € [bedrag] exclusief btw, rechtstreeks te voldoen aan mijn gemachtigde. 3. [Eventueel: outplacementbudget, opleidingsbudget, latere einddatum.] Komen wij op deze punten tot overeenstemming, dan ben ik bereid de overeenkomst op korte termijn te ondertekenen. Met vriendelijke groet, [naam]
3. Bedingen laten vervallen
Gebruik dit als de VSO zwijgt over je concurrentie-, relatie-, geheimhoudings- of studiekostenbeding. Wat je niet laat vervallen, blijft gelden.
Onderwerp: aanvullende bepalingen concept-vaststellingsovereenkomst Beste [naam], Het concept zwijgt over de bedingen uit mijn arbeidsovereenkomst. Om onduidelijkheid achteraf te voorkomen verzoek ik de volgende bepaling op te nemen: "Het concurrentiebeding, het relatiebeding en het studiekostenbeding uit de arbeidsovereenkomst van [datum] komen met ingang van de einddatum te vervallen. Werkgever zal geen aanspraak maken op terugbetaling van studiekosten en zal deze evenmin verrekenen met de eindafrekening of de beëindigingsvergoeding." Ik ben uiteraard bereid mij te houden aan de geheimhouding van bedrijfsvertrouwelijke informatie; ik verzoek het daaraan gekoppelde boetebeding te laten vervallen. Met vriendelijke groet, [naam]
4. Verzoek om een neutrale ontslagreden
Dit is de belangrijkste brief van allemaal: hiermee bescherm je je WW. Stuur hem altijd als de considerans over jouw functioneren of jouw verzoek gaat.
Onderwerp: formulering considerans en WW-rechten Beste [naam], In de considerans staat nu dat de beëindiging plaatsvindt [op verzoek van werknemer / wegens disfunctioneren]. Die formulering brengt mijn WW-rechten in gevaar. Ik verzoek de considerans te vervangen door: "Werkgever heeft het initiatief genomen tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens [bedrijfseconomische omstandigheden / een verschil van inzicht over de invulling van de functie]. Aan werknemer wordt geen enkel verwijt gemaakt. Van een dringende reden in de zin van artikel 7:678 BW is geen sprake. Werknemer heeft niet ingestemd met beëindiging op eigen initiatief; hij/zij legt zich neer bij het besluit van werkgever." Deze formulering is voor werkgever neutraal en voorkomt discussie bij het UWV. Met vriendelijke groet, [naam]
5. Uitstel vragen bij een korte deadline
Als je onder druk wordt gezet met een deadline van een paar dagen. Kort, zakelijk en zonder verontschuldigingen.
Onderwerp: reactietermijn concept-vaststellingsovereenkomst Beste [naam], Je vraagt mij vóór [datum] te reageren. Die termijn is te kort om het voorstel zorgvuldig te laten beoordelen; mijn gemachtigde kan mij pas op [datum] adviseren. Ik verzoek de reactietermijn te verlengen tot [datum]. Ik ga ervan uit dat het aanbod tot die datum ongewijzigd blijft gelden. Mocht je daar niet mee kunnen instemmen, dan hoor ik dat graag schriftelijk. Met vriendelijke groet, [naam]
6. Herroepen binnen de bedenktijd
Binnen veertien dagen na ondertekening (drie weken als de bedenktijd niet in de VSO stond). Je hoeft geen reden te geven — doe het schriftelijk en aantoonbaar.
Onderwerp: ontbinding vaststellingsovereenkomst (artikel 7:670b lid 2 BW) Beste [naam], Op [datum ondertekening] heb ik de vaststellingsovereenkomst ondertekend. Met deze brief ontbind ik die overeenkomst binnen de wettelijke bedenktijd van veertien dagen, op grond van artikel 7:670b lid 2 BW. Ik hoef daarvoor geen reden op te geven. De arbeidsovereenkomst loopt daarmee onverminderd door en ik blijf beschikbaar voor mijn werkzaamheden. Graag ontvang ik een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van deze brief. Met vriendelijke groet, [naam] [datum]
7. Eindafrekening niet ontvangen of onvolledig
Als betaling uitblijft of posten ontbreken. Stel een korte termijn en verwijs naar de wettelijke verhoging.
Onderwerp: eindafrekening dienstverband [naam], einddatum [datum] Beste [naam], Volgens de vaststellingsovereenkomst zou de eindafrekening uiterlijk bij de salarisbetaling over [maand] worden voldaan. Tot op heden heb ik [geen eindafrekening / een onvolledige afrekening] ontvangen. De volgende posten ontbreken of zijn onjuist: - openstaande vakantiedagen: [aantal] dagen; - vakantietoeslag over [periode]; - [bonus / dertiende maand / onkosten]. Ik verzoek je het resterende bedrag binnen veertien dagen te voldoen, bij gebreke waarvan ik aanspraak maak op de wettelijke verhoging van artikel 7:625 BW en de wettelijke rente. Met vriendelijke groet, [naam]
Veelgestelde vragen over brieven en e-mails
Mag ik per e-mail reageren op een vaststellingsovereenkomst?
Hoe formuleer ik een tegenvoorstel zonder het aanbod te verliezen?
Hoeveel mag ik vragen boven op de transitievergoeding?
Moet ik een brief aangetekend versturen?
Kan ik deze voorbeeldbrieven zomaar kopiëren?
Wat als de werkgever niet reageert op mijn tegenvoorstel?
Eerst weten wat je kunt vragen?
Bereken je vergoeding en lees welke argumenten in de onderhandeling het beste werken.